副業の取引が続くと、締日や支払日、請求先が途中で変わることがあります。新しい条件だけを上書きすると、過去の請求を確認できなくなるため、変更日・対象範囲・合意資料を履歴として残しましょう。
目次
変更履歴に残す項目
| 項目 | 記録内容 |
|---|---|
| 変更日 | 合意日と適用開始日 |
| 旧条件 | 変更前の締日・支払日 |
| 新条件 | 変更後の条件 |
| 対象 | 案件名・請求番号 |
| 確認者 | 担当者・経理窓口 |
| 証拠 | 契約書、発注書、メール |
現在の条件を一覧にする方法は取引先別の支払条件管理も参考にしてください。
管理手順
1．変更内容を文章で確認する
電話やオンライン会議で決まった場合も、終了後に要点をメールで送り、認識が合っているか確認します。
2．適用開始日を明確にする
契約日ではなく、どの納品・検収・請求から新条件を適用するかを記録します。
3．旧条件を削除しない
旧条件には終了日を付け、新条件を別行で追加します。過去の請求書を照合するときに役立ちます。
4．入金予定表を更新する
影響する請求番号だけ予定日を修正し、変更理由を残します。副業の入金予定表と連動させましょう。
変更管理表の例
| 適用開始 | 旧条件 | 新条件 | 対象 |
|---|---|---|---|
| 10月納品分 | 翌月15日 | 翌月末 | A社案件 |
失敗しやすい点
- 担当者の口頭説明だけで更新する
- すべての未入金請求へ一括適用する
- 旧条件を上書きして消す
- 経理担当への共有を忘れる
- 休日の扱いを確認しない
チェックリスト
- 変更内容を書面で確認した
- 適用開始日を記録した
- 対象請求を特定した
- 旧条件を保存した
- 入金予定表を更新した
- 合意資料の保存先を記録した
FAQ
相手から一方的に変更を通知されました
契約内容と適用対象を確認し、疑問点を書面で問い合わせます。取引条件に関する制度は公正取引委員会のフリーランス法特設サイトなどで最新情報を確認してください。
過去の請求にも適用されますか？
自動的に判断せず、契約書と合意内容を確認します。請求番号ごとに適用条件を整理してください。
表計算だけで十分ですか？
取引先が少なければ運用できます。件数が増えたら会計・請求ツールとの連携やアクセス権限も検討します。
まとめ
支払条件が変わったら、旧条件を残したまま、合意日・適用開始日・対象請求・確認者・証拠を記録します。請求番号別の予定表も更新し、過去と現在の条件をいつでも照合できる状態にしましょう。